Số hóa dữ liệu

Không chỉ dừng ở việc quét (scan) tài liệu, khi nói đến số hóa, người ta hiểu đó là việc xử lý mang tính tổng thể. Số hóa tài liệu có thể giúp tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ, thời gian cho việc tìm kiếm; tránh thất lạc, hư hỏng do điều kiện ngoại cảnh. Dữ liệu ở dạng số cũng có thể được dễ dàng chỉnh sửa, sao chép, di chuyển, chia sẻ và quản lý.

Trước khi số hóa dữ liệu, bạn cần xác định chất lượng của bản số hóa bằng cách chọn độ phân giải cao hay thấp, định dạng đầu ra mong muốn là TIFF, JPEG hay Word, PDF… Với các loại máy chụp, sao chép chuyên dụng, tài liệu gốc được bảo đảm không phải tháo rời. Văn bản được chụp và tự động được căn chỉnh, nâng cao chất lượng hình ảnh, làm rõ, tăng độ nét theo khối dữ liệu. Có thể lựa chọn thêm chức năng đánh dấu trang cho tài liệu. Phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) có thể chuyển tài liệu từ dạng ảnh sang PDF hoặc Word. Các tệp tin tài liệu đã số hóa sẽ được lưu trữ theo dạng CD ROM, DVD ROM hoặc tải qua mạng internet.

Việc số hóa dữ liệu cũng có một vài điều cần lưu ý: Với nhà làm dịch vụ, sẽ cần đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT, máy móc hiện đại. Dữ liệu dễ bị sao chép và sửa đổi. Với các lỗ hổng về an ninh mạng, việc dữ liệu bị rò rỉ, phát tán hay hủy hoại là có thể xảy ra.