(HNM) - Với nhiều ưu thế, như dễ lưu trữ và quản lý, giảm tối đa sai sót khi phát hành hóa đơn, giảm tối đa chi phí giấy và công in… hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang được doanh nghiệp (DN) nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam, đón nhận và sử dụng.

Một số DN đã ứng dụng thành công HĐĐT trong hoạt động kinh doanh, giảm được khoản chi phí lớn trong việc in ấn, phát hành và quản lý hóa đơn. Để các DN trên địa bàn Hà Nội hiểu rõ hơn về những tiện ích của HĐĐT, Cục Thuế Hà Nội đã có kế hoạch cụ thể nhằm hỗ trợ DN sử dụng hiệu quả loại hóa đơn này.

Những lợi ích...

Là một trong những DN trên địa bàn Hà Nội đi tiên phong trong việc sử dụng HĐĐT, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam (Vietnam Airlines) đã giảm được một khoản tiền lớn lẽ ra phải sử dụng cho việc in, quản lý và sử dụng hóa đơn thông thường. Ông Phạm Thanh Hiền, Trưởng ban Tài chính kế toán Vietnam Airlines cho biết, do đặc thù của ngành hàng không với những chuẩn mực riêng, đơn vị đã ứng dụng thí điểm HĐĐT từ năm 2007, áp dụng rộng rãi từ năm 2009. Kết quả cho thấy, HĐĐT không chỉ giúp giảm chi phí in ấn, quản lý hóa đơn của DN mà còn là một yếu tố quan trọng giúp DN nâng cao sức cạnh tranh. Trước đây, khi sử dụng vé máy bay giấy, chi phí dành cho việc in ấn khá lớn. Ước tính, giá một vé máy bay giấy gần 20.000 đồng, trong khi việc sử dụng HĐĐT đã giúp giảm gần như 100% chi phí. Với kế hoạch dự kiến phục vụ khoảng 15 triệu khách trong năm 2012, chỉ riêng chi phí công in, DN đã tiết kiệm một khoản tiền lớn nhờ sử dụng HĐĐT. Đặc biệt, lợi ích quan trọng nhất mà HĐĐT mang lại là việc giúp DN quản lý hiệu quả dữ liệu kế toán, giảm chứng từ sổ sách... Theo ông Hiền, doanh số bán vé máy bay điện tử thông qua các trang web của Vietnam Airlines năm 2011 là 11.500 tỷ đồng. Dự kiến, con số này sẽ tăng thêm 2.000 tỷ đồng trong năm 2012 và đưa doanh số bán vé máy bay qua mạng internet của đơn vị chiếm 5% trong tổng doanh số của Vietnam Airlines...

Tại Công ty CP Công nghệ thẻ NACENCOM, HĐĐT cũng được áp dụng hiệu quả trong hoạt động của DN. Ông Phạm Quốc Khánh, Tổng Giám đốc cho biết, khi ứng dụng HĐĐT, đơn vị không chỉ giảm được chi phí về in ấn, quản lý, lưu trữ mà còn rất thuận tiện khi gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng. Nếu như với hóa đơn thông thường, sau khi phát hành, DN phải tốn chi phí lưu trữ, quản lý và gửi hóa đơn bằng thư bảo đảm cho khách hàng, thì với HĐĐT mọi thao tác đều thực hiện trên máy tính trong vài giây. Quan trọng hơn cả, HĐĐT sẽ giúp DN tránh được mọi sai sót khi phát hành hóa đơn và nguy cơ nhận phải hóa đơn giả.

Cần hỗ trợ doanh nghiệp khi sử dụng

Với lợi ích của HĐĐT, một số DN thuộc các lĩnh vực: ngân hàng, điện lực, các siêu thị bán lẻ, DN hàng không… đã sớm ứng dụng loại hóa đơn này vào hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để có thể ứng dụng HĐĐT hiệu quả, các DN cần có những bước chuẩn bị cần thiết về hạ tầng kỹ thuật. Chia sẻ những kinh nghiệm khi ứng dụng HĐĐT trong hoạt động của DN, ông Hiền cho rằng một trong những yếu tố quan trọng nhất là ban lãnh đạo DN phải quyết tâm đổi mới. Khi đó, HĐĐT mới có cơ hội được áp dụng trên thực tế. Để có thể ứng dụng HĐĐT, việc xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh, có thể đáp ứng nhu cầu quản lý loại chứng từ mới này đóng vai trò then chốt. Bởi với một hệ thống công nghệ lạc hậu thì việc bảo mật, phân quyền quản lý và lưu trữ hệ thống chứng từ tài chính sẽ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh nỗ lực của DN, sự hỗ trợ về mặt chính sách của Bộ Tài chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp DN tiếp cận loại hình này. Theo nhận xét của các DN, thời gian qua Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã liên tục hoàn thiện hành lang pháp lý cho việc khởi tạo, quản lý và sử dụng HĐĐT. Các DN mong muốn sẽ tiếp tục nhận được những hỗ trợ thiết thực từ phía cơ quan thuế để có thể quản lý và ứng dụng hiệu quả HĐĐT trong hoạt động SXKD.

Nắm được nhu cầu của các DN, Cục Thuế Hà Nội đã, đang triển khai nhiều hoạt động nhằm hỗ trợ các DN ứng dụng HĐĐT. Bà Nguyễn Thị Hải Yến, Trưởng phòng Hỗ trợ - tuyên truyền (Cục Thuế Hà Nội) cho biết, bên cạnh việc đẩy mạnh tuyên truyền về những lợi ích do HĐĐT mang lại cho những nhóm DN có nhu cầu sử dụng cao, như ngân hàng, bưu chính viễn thông, điện lực… Cục Thuế Hà Nội sẽ tổ chức những lớp tập huấn cho DN theo yêu cầu thực tế. Bên cạnh việc tổ chức những lớp tập huấn tập trung, nếu DN có nhu cầu Cục Thuế sẽ cử cán bộ thuế xuống DN hỗ trợ việc xây dựng hạ tầng công nghệ, giúp DN có thể sớm triển khai HĐĐT trong hoạt động kinh doanh.

Tổ chức, cá nhân muốn sử dụng HĐĐT phải có hạ tầng công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng HĐĐT và phải có chữ ký điện tử; phải xây dựng phần mềm sử dụng HĐĐT; thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn và cách thức truyền nhận HĐĐT; ban hành quyết định sử dụng HĐĐT và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế trước khi lập HĐĐT…